Wat zijn UBO's? en waarom vraagt mijn verzekeraar hiernaar?

In de wereld van verzekeringen bestaan veel termen en afkortingen. Ze worden regelmatig gebruikt in communicatie. Een van deze termen is UBO, wat staat voor 'Ultimate Beneficial Owner'. Maar wat betekent dit nou precies, en waarom zijn UBO’s  zo belangrijk voor je verzekeraar.

Wat is een UBO?

Een UBO, Ultimate Beneficial Owner, is de uiteindelijke belanghebbende van een bedrijf. Dit zijn mensen die eigenaar zijn van je bedrijf of binnen je organisatie beslissingen mogen maken. Vaak is dit iemand die meer dan 25% van de aandelen of het stemrecht in een bedrijf bezit. Maar soms is een UBO ook iemand die op een andere manier grote invloed heeft op een bedrijf, bijvoorbeeld door bijzondere bevoegdheden of contractuele afspraken.

Kun je na onderzoek niet bepalen wie de UBO’s in een organisatie zijn? Dan is de leiding van het bedrijf de UBO. Die heet een Pseudo-UBO.

Waarom zijn UBO's belangrijk?

Het bepalen van de UBO’s in een bedrijf is belangrijk om verschillende redenen:

• Transparantie: Door te weten wie de UBO's zijn, kan een verzekeraar beter begrijpen wie er daadwerkelijk achter een bedrijf zit. Dit zorgt voor meer transparantie en helpt bij het voorkomen van fraude en witwaspraktijken.
• Compliance: Verzekeraars zijn verplicht om te voldoen aan wet- en regelgeving. Een voorbeeld hiervan is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Deze wetgeving verplicht verzekeraars om te weten wie de uiteindelijke begunstigden zijn van de bedrijven waarmee ze zaken doen.
• Risicobeheer: Een verzekering is simpelweg gezegd het verzekeren van een risico.  Het bepalen van de UBO’s in een bedrijf helpt de verzekeraar bij het beoordelen van het risico.  Als de UBO bijvoorbeeld betrokken is geweest bij criminele activiteiten, kan dit een verhoogd risico betekenen.

 Hoe worden UBO's bepaald?

Het identificeren van UBO's kan soms een uitdaging zijn, vooral bij complexe bedrijfsstructuren. om UBO's te identificeren worden verschillende dingen gedaan:

• Klantonderzoek (Customer Due Diligence): Dit is een controle waarbij informatie over de klant en zijn eigendomsstructuur wordt verzameld. Wij zijn verplicht om dit onderzoek uit te voeren vóórdat een verzekering wordt afgesloten. Een klantonderzoek bevat het bepalen van de UBO en het toetsen aan sanctielijsten.
• Openbare registers: In sommige landen zijn bedrijven verplicht om hun UBO's te registreren in openbare registers. Verzekeraars kunnen deze vervolgens inzien.
• Interne onderzoeksmethoden: Als laatste maken verzekeraars soms gebruik van interne middelen en specialistische software om UBO's te traceren.

 Uitzonderingen op UBO’s

Zoals hierboven genoemd moet elke onderneming de UBO’s bekend maken. Toch zijn hier een aantal uitzonderingen voor. Deze ondernemingen hebben geen UBO-registratieplicht.

• Eenmanszaken / ZZP’er als eenmanszaak (Zelfstandige zonder personeel)
  • De eigenaar is hier de UBO
• Vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid zonder onderneming
  • Het bestuur is hier de pseudo-UBO
• Vereniging van eigenaren (VvE’)
  • Het bestuur is hier de pseudo-UBO
• Beursgenoteerde BV's en NV's
• 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen
• BV's en NV's in oprichting
• Buitenlandse rechtspersonen, zoals een Ltd of GmbH, die alleen vestigingen in Nederland hebben (Branch offices) hebben geen registratieplicht in Nederland