Pensioen in arbeidsovereenkomsten: leg het goed vast

Pensioen is voor veel werkgevers een vanzelfsprekend onderdeel van de arbeidsvoorwaarden. Toch merken we in de praktijk dat pensioenafspraken niet altijd duidelijk of actueel zijn vastgelegd. Dat kan onnodig vragen of zelfs problemen opleveren. Door deze afspraken zorgvuldig vast te leggen, voorkom je veel onduidelijkheid. In dit blog delen we tips die  we klanten vaak geven.

De arbeidsovereenkomst als startpunt

Meestal bied je in de arbeidsovereenkomst de mogelijkheid om deel te nemen aan een pensioenregeling. Zodra een werknemer daarmee instemt, ontstaat er ook een pensioenovereenkomst. Juridisch gezien is dit een aparte overeenkomst, ook al wordt deze via de arbeidsovereenkomst gesloten.

We adviseren je daarom om in de arbeidsovereenkomst alleen de hoofdlijnen op te nemen en voor de inhoud van de regeling te verwijzen naar het pensioenreglement. Pensioenregelingen kunnen namelijk veranderen. Door te werken met een verwijzing hoef je niet steeds alle arbeidsovereenkomsten aan te passen.

Wees duidelijk over het einde van de arbeidsovereenkomst

Sta ook stil bij de afspraken over het einde van de arbeidsovereenkomst. Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd eindigt niet automatisch. Je kunt wel afspreken dat deze eindigt bij het bereiken van een bepaalde leeftijd.

Gebruik daarbij liever niet de term pensioendatum. Die kan voor verwarring zorgen, omdat niet altijd duidelijk is of je de AOW-leeftijd of de pensioenrichtleeftijd bedoelt. Formuleer daarom expliciet dat de arbeidsovereenkomst eindigt bij het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd.

Het personeelshandboek als aanvulling

Maak je gebruik van een personeelshandboek? Dan is dat een goede plek om de belangrijkste kenmerken van de pensioenregeling op te nemen, zoals:

• Het type regeling
• De eigen bijdrage van werknemers
• De pensioenuitvoerder

Voor de volledige regeling verwijs je opnieuw naar het pensioenreglement.

Wist je dat…

Een personeelshandboek is niet automatisch onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Je moet dit expliciet vastleggen.

Besteed ook aandacht aan aanvullende onderwerpen

Tijdens gesprekken met klanten merken we regelmatig dat een aantal onderwerpen minder aandacht krijgt, terwijl ze voor werknemers juist belangrijk zijn.

Vrijwillige verzekeringen

Veel pensioenregelingen bieden aanvullende mogelijkheden, zoals een Anw-hiaatverzekering. Communiceer duidelijk welke opties er zijn, wie de premie betaalt en wat de gevolgen zijn van deelname.

Bijsparen

Kunnen je werknemers extra premie inleggen? Dat is meestal gebonden aan fiscale en regelingstechnische grenzen. Verwijs daarom naar je pensioenadviseur of pensioenuitvoerder voor meer informatie over hun persoonlijke situatie.

Verlof en pensioenopbouw

De gevolgen van verlof, zoals geboorte- of zorgverlof, verschillen per pensioenregeling. Maak daarom duidelijk of de pensioenopbouw doorloopt, wie de premie betaalt en wat de financiële gevolgen zijn.

Blijf je documenten actualiseren

Wet- en regelgeving én pensioenregelingen veranderen regelmatig. Controleer daarom of je arbeidsovereenkomsten, personeelshandboek en andere documenten nog actueel zijn.

Houd er rekening mee dat wijzigingen in arbeidsvoorwaarden niet altijd eenzijdig kunnen worden doorgevoerd. In veel gevallen heb je instemming nodig van de werknemer of de ondernemingsraad.

Tot slot

Door pensioenafspraken zorgvuldig en duidelijk vast te leggen, voorkom je misverstanden en bied je je medewerkers duidelijkheid.

Wanneer heb jij je pensioenafspraken voor het laatst gecontroleerd? We kijken graag met je mee. Neem contact op.